Com meia hora de atraso em relação à programação oficial, os chefes de Estado da América do Sul começaram a chegar ao Itamaraty. Apenas o Peru está sendo representado pelo chefe do Conselho de Ministros, o primeiro a chegar para a reunião de cúpula. Os 10 presidentes foram recepcionados pelo chanceler Mauro Vieira, na reentrada do Itamaraty.
O primeiro a chegar foi o presidente da Venezuela, Nicolas Maduro. Apenas o chefe de Estado equatoriano, com dificuldade de locomoção, subiu pelo elevador. Todos os demais seguiram para a sala de reuniões pela escadaria do hall principal do Palácio do Itamaraty.
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A reunião de cúpula dos líderes da América do Sul, a primeira após oito anos, será aberta com um pronunciamento do presidente Luiz Inácio Lula da Silva (PT), com transmissão aberta para a imprensa. Depois, cada chefe de Estado terá 15 minutos para apresentar suas propostas e opiniões em relação à união dos países sul-americanos, principal tema da agenda.
Cerca de 300 jornalistas se credenciaram para cobrir a reunião de cúpula, sendo um terço de estrangeiros — 60 da imprensa privada e 50 da imprensa estatal dos países