No fim do ano, é costume, em muitas empresas, promover a famosa festa da firma. No entanto, com a pandemia, 2020 é um ano atípico, e a tradicional confraternização precisa ser adaptada. Em alguns casos, o festejo foi cancelado; em outros, a internet servirá para aproximar as pessoas. Há, ainda, instituições que manterão a reunião, mas tomando cuidados.

Contudo, é possível promover um evento presencial de descontração com segurança? Para a médica infectologista no Hospital de Base do Distrito Federal Lívia Ribeiro, a resposta é não. Sem a vacina, o momento ainda é de perigo, portanto, comemorações presenciais que acarretem algum tipo de aglomeração “estão fora de cogitação”.

A médica sabe que nem sempre as recomendações de saúde são seguidas, por isso, deixa orientações para tornar encontros físicos menos danosos. “O ideal seria não fazer eventos presenciais, mas sabemos que esta não será a realidade em alguns casos. Se for fazer, é melhor escolher locais abertos ou bastante ventilados e optar por um número reduzido de pessoas”, aconselha.

Seguir protocolos de segurança é fundamental. “O uso de máscaras deve ser obrigatório e as refeições, feitas separadamente. Além disso, é preciso garantir dispensadores de álcool em gel 70% para estimular a higiene das mãos, especialmente antes das refeições”, reforça.

A médica recomenda que pratos a la carte ou bufê sejam servidos por alguém “especialmente preparado”, o que, segundo ela, reduz a chance de contaminação dos talheres a serem manipulados.

“É importante, também, pensar no tempo durante o qual as pessoas ficarão reunidas no local. Quanto mais tempo juntas, maior a chance de contágio caso haja alguém contaminado”, alerta. Outra recomendação é “comunicar a todos que, se alguém apresentou algum tipo de sintoma respiratório ou febre nos últimos 10 dias, não deve comparecer ao evento”.

Alternativa digital

Mesmo num ano atípico, é importante fazer um esforço para não deixar o que há a celebrar passar em branco, mesmo que seja com uma mãozinha da tecnologia. É o que explica a administradora pela Universidade de Brasília (UnB) e professora de gestão de marketing no Ibmec Célia Castro.

Situações de descontração ajudam a engajar funcionários, comemorar conquistas e até traçar novas estratégias. Ela observa que a confraternização de fim de ano é uma ótima oportunidade para as pessoas se conhecerem melhor além do âmbito profissional. “É uma forma de ampliar os relacionamentos e promover a integração”, pontua.

O home office certamente estabeleceu distância entre chefes, colaboradores e colegas de trabalho. A proximidade e os laços que antes eram feitos e fortalecidos dentro do escritório, com o contato presencial diário, ficaram mais superficiais, por esse motivo, a confraternização se faz ainda mais relevante na avaliação de Célia.

O trabalho a distância impôs novas formas de comunicação, como ferramentas virtuais de reunião. “As empresas podem usufruir de tais recursos para promover, também, uma interação mais descontraída”, indica Célia.

“A interação pode ser mediada por meio da própria tecnologia de informação e comunicação. Com as salas virtuais, que são muito utilizadas para trabalho e reuniões formais, por que não promover uma reunião rápida, com uma palavra do principal gestor?”, sugere.

Márcio Flores, vice-presidente executivo de marketing, entretenimento e negócios da Websia, empresa focada em soluções de inovação e atendimentos on-line, ressalta que a interação virtual dentro das empresas é uma tendência que certamente veio para ficar.

Inclusive, plataformas, como Zoom e Google Meet, estão apostando em atualizações para oferecer maior suporte no futuro. A Websia foi a empresa responsável por trazer o Zoom para o Brasil, em 2016 e, desde então, trabalha em soluções para aperfeiçoar a interação na plataforma.

“Ninguém sabia que a pandemia aconteceria de uma hora para outra. Por isso, estamos trabalhando cada vez mais no desenvolvimento dessas plataformas, levando em consideração feedbacks de parceiros e aprendendo com os erros e acertos”, relata.

PALAVRA DE ESPECIALISTA

Vale a pena organizar um evento virtual?

“É fundamental que a mensagem da empresa esteja alinhada para que haja um engajamento dos colaboradores, tanto em evento virtuais, quanto em encontros presenciais. Ter o propósito do evento alinhado entre os gestores e o setor de RH é muito importante para que essa mensagem seja propagada para todos.

No caso das festas virtuais, o diferencial é o investimento em criatividade e inovação para atrair a atenção das pessoas e diverti-las. É um momento diferente, todo mundo cria alguma expectativa em cima do evento que será feito em um modelo distinto. Então, garantir o engajamento em um evento on-line é provocar curiosidade, é inovar, e isso conseguimos fazer de diversas formas com o auxílio das plataformas virtuais.

Embora o formato remoto difira da comemoração presencial, não há como dizer qual é melhor ou pior. A organização de eventos precisou se reinventar para continuar atrativa e oferecer uma boa experiência. Mesmo a distância, conseguimos emocionar, agradecer e compartilhar bons momentos com as pessoas. Isso sempre tem impacto.”

Recomendação para gestores

A professora e administradora Célia Castro recomenda que, durante a confraternização virtual, o chefe passe aos colaboradores uma mensagem de agradecimento, reconhecendo os desafios impostos pela pandemia e os próprios desafios da empresa, e dando uma palavra final de otimismo.

De acordo com Natasha de Caiado Castro, CEO da Wish International, empresa de organização de eventos em corporações, a pandemia distanciou não só os funcionários das lideranças, mas, também, da visão e da missão de suas respectivas empresas.

Sendo assim, a especialista em marketing de experiências pela Universidade da Califórnia afirma que uma comemoração de fim de ano é a melhor oportunidade para que os chefes reafirmem os valores da empresa, além de oferecer apoio para os funcionários que ainda se sentem inseguros em relação à pandemia.

“Se a empresa fizer um trabalho bem-feito, consegue alinhar, novamente, todos os funcionários em direção à missão da organização. Consegue tocar novamente o coração das pessoas que estão inseguras por causa da pandemia”, diz Natasha.

Dinheiro de festa revertido para ONG
A Danone, multinacional de produtos alimentares, doará a quantia que seria destinada à confraternização presencial de fim de ano para a ONG Gerando Falcões, plataforma de desenvolvimento social que atua na formação de jovens de baixa renda de favelas de todo o Brasil. Com a contribuição, a ONG investirá no programa de qualificação profissional de jovens das favelas e periferias e no Bazar-escola, projeto que dá acesso a bens de consumo para a população de baixa renda, até 60% mais baratos do que o tradicional.

Soluções criativas e sem aglomeração

O mais prático e óbvio para as empresas conseguirem organizar um encontro, neste momento, é promover um evento virtual, fazendo o uso de plataformas de reunião. No entanto, não é preciso que seja apenas um bate-papo.

Natasha de Caiado, CEO da Wish International, empresa de organização de eventos em corporações, mostra que dá para inovar e usar recursos diferentes para estreitar laços.

“Isso evidencia a liderança humanizada por parte dos gestores e faz com que o colaborador se sinta perfeitamente parte da corporação, mesmo a distância”, pontua. Para evitar aglomerações e garantir a descontração dos funcionários, ela recomenda quatro maneiras de fazer a comemoração corporativa neste fim de ano de um jeito inovador:

Exclusividade na cozinha

Em um vídeo, o CEO da corporação, junto a um chef de gastronomia, ensina o passo a passo de uma receita para a equipe. Todo o time recebe, em casa, os ingredientes para fazer o preparo de fim de ano com a família.

O propósito desta alternativa “mais humanizada”, segundo Natasha, é evidenciar que, mesmo distantes fisicamente, os líderes e gestores mantêm contato próximo com os colaboradores, o que ajuda toda a equipe a ter união neste período de isolamento e demonstra empatia.

“Os colaboradores que receberam o kit vão ver que o chefe também está na mesma situação que eles, que também está tendo de lidar com o trabalho e a família no mesmo ambiente. A ação desperta certa empatia e, com isso, conseguimos o engajamento”, ressalta.

Festa virtual

Segundo levantamento divulgado pela Eventbrite, site de gerenciamento de eventos e ingressos, em comparação com 2019, houve um crescimento global de mais de 2.000% em eventos on-line em 2020. Os encontros com foco em negócios tiveram aumento de 1.100%.

A festa virtual por videoconferência com os colegas de trabalho pode ser feita com todos desfrutando bebidas e comidas enviadas pela empresa, de modo que os colaboradores aproveitem algumas horas de descontração.

“É uma solução de socialização. As pessoas, que antes ficavam lado a lado por muitas horas por dia, já não estão se vendo mais com a mesma frequência e a sensação de isolamento é um problema muito grave com o qual as empresas estão tendo de lidar. Nesse caso, a opção da festa é uma solução de descontração”, destaca Natasha.

Para uma festa virtual, ela sugere que a empresa contrate uma banda, um artista reconhecido para fazer uma transmissão ao vivo, além de distribuir kits com bebidas e comidas nas casas dos trabalhadores.

Drive-in

Os espaços drive-in também são uma boa alternativa para as festas de fim de ano da corporação. A ideia é utilizar grandes espaços para promover um evento com um telão e receber os carros dos funcionários que estarão acompanhados de suas famílias no dia do evento.

No telão ou no palco, as empresas podem passar vídeos dos colaboradores trabalhando em home office, além de shows ou até DJs. Caso a empresa disponha de um espaço considerável no estacionamento, por exemplo, o evento pode ser realizado no local.

“Esse é um evento de inclusão. Muitas empresas mandaram os trabalhadores para casa sem oferecer os recursos necessários, como internet e equipamentos; os colaboradores estão trabalhando mais e não estão interagindo com os colegas como antes”, afirma Natasha.

O drive-in, portanto, é uma possibilidade de integração e entretenimento que demonstra a preocupação da firma para com o trabalhador, de acordo com a executiva. Este tipo de evento consegue promover um momento de descontração, do qual o colaborador pode participar com a família.

Talk show com o gestor e personalidade de destaque

Com o intuito de expor melhores perspectivas para os negócios no próximo ano e manter boas expectativas para toda a empresa e equipe, uma boa solução proposta por Natasha de Caiado é executar um talk show gravado entre o gestor e um ídolo conceituado, como um influencer, com o intuito de reforçar a visão e a identidade da empresa e falar sobre as próximas conquistas que a corporação deseja alcançar.

A iniciativa reforça o engajamento dos colaboradores e relembra os motivos pelos quais os funcionários escolheram fazer parte da equipe. “Se você colocar um influenciador para fazer parte do projeto, ele dará a garantia de que a empresa é legal, fazendo com o que o colaborador volte a ter orgulho da organização”, explica.

Crise: quanto gastar?

A pandemia impactou economicamente diversos setores do mercado de trabalho. Muitas empresas precisaram passar por corte de gastos para se adaptarem à nova realidade.

A confraternização de fim de ano faz parte da cultura de muitas companhias, e a execução do evento costuma requerer investimento financeiro. Natasha de Caiado, CEO da empresa de organização de eventos Wish, explica que o importante mesmo é o planejamento estratégico por trás.

Segundo ela, antes de pensar em uma confraternização, os responsáveis precisam diagnosticar, primeiramente, os problemas que a pandemia trouxe para a empresa, sobretudo os de comunicação.

“Esse diagnóstico precisa ser feito por uma estrutura externa, de quem vê de fora. Ou seja, quem analisar deve considerar o ponto de vista das lideranças, dos funcionários e como a empresa está sendo vista na comunidade”, orienta.

Só após essa avaliação, ela aconselha que sejam pensadas questões de orçamento e aplicação. “As empresas têm de trabalhar de forma criativa dentro desse orçamento, que pode ser reduzido, mas é preciso gerar uma experiência legal aos participantes”, afirma.

Natasha ainda exemplifica uma categoria de evento virtual que não exige muitos investimentos. “Se a empresa está trabalhando com o Zoom, as pessoas podem pegar instrumentos musicais e montar uma escola de samba virtual, por exemplo. Os colaboradores só precisam de um maestro, alguém para treiná-los antes.”

Integrados a distância

Conforme dados do Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística (IBGE), 8,8 milhões de brasileiros estavam trabalhando remotamente em junho.

Segundo levantamento do Instituto de Pesquisa Econômica Aplicada (Ipea), divulgado em setembro, em julho, mês em que a flexibilização do isolamento social começou a se intensificar, 300 mil pessoas pararam de trabalhar remotamente, o que reduziu de 12,7% para 11,7% o total de brasileiros em home office.

Embora muitos tenham voltado para a rotina presencial no escritório, a realidade do país ainda cobra o distanciamento, impossibilitando confraternizações usuais na firma. Além disso, para quem já estava em home office, não fará sentido se reunir para uma festa. No entanto, um encontro on-line pode ser muito bem-vindo.

Sem poupar esforços para integrar os colaboradores, mesmo que on-line, a empresa telefônica Tim promoveu o evento anual Tim Talks pela primeira vez no formato digital. O evento foi transmitido pelo YouTube e contou com palestras, oficinas, rodas de conversa e atividades interativas.

A especialista em inovação e tecnologia da Tim, Ana Carolina Pedreira, 32 anos, está há seis anos na empresa e comenta que a experiência virtual no evento, que antes ocorria presencialmente, foi inovadora, uma vez que a audiência foi além dos colaboradores da empresa.

“Eu acho que foi muito benéfico e teve um alcance muito maior do que as outras edições. Por ter sido on-line, mais pessoas, como as famílias dos colaboradores, os parceiros da empresa e a sociedade, em geral, puderam acompanhar”, relata.

Formada em engenharia elétrica e telecomunicações pela Universidade Federal Fluminense (UFF), Ana Carolina enxerga a importância de momentos de integração. “Em eventos assim, é possível não só disseminar a cultura e os valores da empresa, como também permitir que os colaboradores se conectem mais e possam trocar experiências e ideias.”

O Tim Talks teve início em 2018 para proporcionar novas experiências de aprendizado e desenvolvimento aos 10 mil colaboradores da empresa. Com o formato virtual deste ano, o encontro teve 27,4 mil participações, sendo 17,8 mil na plataforma interna e 9,5 mil pelo YouTube.

Encontro com foco em gratidão

O Sabin Medicina Diagnóstica preparou um momento de agradecimento, tendo em vista desafios enfrentados pelos 5.400 colaboradores da rede que encarou e está encarando a pandemia na linha de frente.

“Este foi um ano muito atípico e muitas pessoas sofreram perdas. Não é um momento de passar uma visão de comemoração no evento, mas, sim, de agradecimento”, reflete a gerente de Desenvolvimento Humano e Organizacional, Karine Hepp, 43 anos.

“Estamos numa jornada com desafios, mas, também, com alegrias. Por isso, trouxemos um clima de gratidão e, também, de emoção”, declara. O evento ocorreu na sexta-feira (18), em forma de live para os colaboradores de todo o Brasil, com participação das fundadoras e presidentes do Sabin, Sandra Soares Costa e Janete Ribeiro Vaz.

Foi a primeira confraternização de âmbito nacional executada pela empresa. Os funcionários receberam uma camiseta customizada para entrar no clima do evento e a live ocorreu em horário de expediente, em uma plataforma interativa, para participação e engajamento de todos.

O auxiliar administrativo Girlei de Oliveira, 36 anos, trabalha há 10 anos no laboratório e é um participante assíduo — junto de sua família — de todas as reuniões de fim de ano promovidas pela empresa.

Girlei não chegou a ter contato com o trabalho remoto, mas, ainda assim, encarou a proposta da live com bastante otimismo, sobretudo, pelo fato de ser um evento nacional. “Acho isso muito bacana, porque podemos conhecer pessoas de outras unidades. Foi um momento para descontrair e agradecer”, relata.

Celebrando resultados

Na sexta (18), a Wavy Global, empresa de tecnologia, organizou um encontro virtual para os quase 300 colaboradores. Roberta Neves Valezio, 28 anos, gestora de Recursos Humanos, explica que faz parte da cultura da instituição celebrar resultados e ter uma comunicação transparente, independentemente da modalidade adotada, seja remota, seja presencial.

“No formato remoto, alguns rituais que eram importantes para integração e troca precisaram ser mantidos. Então, desde o primeiro mês da pandemia, entendemos que faria sentido adaptar algumas coisas, e foi assim que surgiu a ideia de uma confraternização virtual”, relata.

A organização enviou para cada colaborador um kit com “mimos para as famílias e para os pets”. Além disso, a confraternização contou com um momento de revisão e exposição de resultados de todas as equipes, sobretudo, das que mais se dedicaram. Foi um momento de inspiração para “começar 2021 com o pé direito”.

Antes de decidir o modelo de confraternização, a empresa fez uma pesquisa com os funcionários para entender as expectativas e encontrar a melhor forma de executar a reunião: se com a integração da família e até pets ou não, por exemplo.

Além da confraternização remota de fim de ano, a Wavy Global também promoveu outros dois eventos virtuais anteriores: uma festa junina e o Halloween.

Etiqueta na confra on-line

Mesmo parado em frente à câmera, no conforto de casa, o colaborador ainda precisa se preocupar com o comportamento durante a confraternização remota. Embora seja uma cerimônia mais descontraída, o cenário ainda é profissional.

Este é, também, muitas vezes, um momento em que o colaborador poderá ter um contato mais direto com líderes da organização.

Por isso, Vandressa Pretto, graduada em moda pela Universidade Passo Fundo (UPF) e consultora de imagem pelo Instituto Brasileiro de Coaching, observa que é preciso manter, antes de tudo, o bom senso, mesma regra que valia para um evento presencial.

Vandressa é sócia e diretora da escola de consultoria e coaching de imagem Ecole Supérieure de Relooking e deixa recomendações de etiqueta para encontros on-line.

»Durante o encontro virtual, em casa, mantenha-se em um local privado e livre de interrupções de terceiros, ao menos que o evento permita esta interação.

»O ambiente precisa estar limpo e arrumado. “Podemos pensar da seguinte forma: se eu estivesse recebendo os meus colegas de trabalho em casa, como eu apresentaria meu espaço?”, observa Vandressa.

»Esteja vestido de forma adequada. Você não quer pagar o mico de precisar se levantar e os outros acabarem descobrindo que você estava vestido só da cintura para cima, não é?

»Mantenha a câmera sempre ligada, mostrando ativamente a sua participação.

»Cuidar da iluminação do espaço, de modo a permitir que todos lhe enxerguem bem.

»Certifique-se de ter uma boa conexão e funcionamento de microfone e câmera para uma melhor experiência.

»Tome cuidado com excessos. Caso seja permitido o consumo de álcool no decorrer da confraternização, maneire de modo a evitar gafes e falas inconvenientes.

»É importante, também, respeitar o momento de fala de cada um e tentar interagir com o maior número de participantes possível.

»Evite distrações e concentre-se na reunião.

»A interação virtual impossibilita que os participantes conversem olho no olho e, para suprir esta falta, a dica é: quando for falar, olhe diretamente para a câmera. “A sensação de olhar nos olhos remotamente se dá no olhar para a câmera”, observa Vandressa.

»Atrasar-se, permanecer pouco tempo e sair sem se despedir são atitudes que expressam falta de educação.

»Respeite as regras impostas para o ambiente virtual. “Muitas empresas mandam um protocolo de comportamento antes da confraternização. É importante ler com antecedência.”

»Por fim, antes de tomar qualquer atitude, reflita: “Eu me comportaria assim em um ambiente presencial?” Isso ajuda a evitar quaisquer inconvenientes durante a videoconferência.

Finalizando o ano com bem-estar

Após tantos momentos delicados no decorrer do ano, mais empresas passaram a se preocupar com a saúde mental dos colaboradores e a promover soluções de auxílio para os mais fragilizados.

O bem-estar nunca foi tão importante, e é por esse caminho que muitas organizações estão traçando a rota para as confraternizações de fim de ano.

Atividades esportivas ao ar livre ou on-line, práticas de ioga, tai chi chuan e outras artes marciais, meditação, mindfulness, palestras sobre soft skills, combinadas até com momentos de descontração, como happy hour on-line, estão entre as novas apostas das empresas para encerrar mais um ciclo.

Luiza Bittencourt, instrutora sênior de mindfulness pelo MTI (Mindfulness Trainings International), tem sido contratada por empresas para dar aulas da prática em confraternizações corporativas. Ela explica que as instituições estão buscando proporcionar experiências aos colaboradores.

“Como não poderá ter nada físico, ou se tiver, será totalmente diferente do que as pessoas estavam habituadas (sem aglomeração, de preferência ao ar livre, com distanciamento e sem muito contato), as organizações estão interessadas em algo que possam dar aos colaboradores e que seja significativo”, reflete.

Na busca por algo que “não seja passageiro, mas que possa ser para a vida toda”, exercícios de mindfulness aparecem como opção. Classes de ioga e exercícios benéficos para corpo e mente, também.

Luiza observa que uma vantagem de optar por esse tipo de atividade na “festa da firma” é a possibilidade de fazer tudo on-line ou, então, ao ar livre, seguindo protocolos de distanciamento e segurança, a depender da preferência da empresa e dos colaboradores.

“Espaços na natureza são muito bem-vindos, pois ajudam a desconectar da rotina e a se reconectar com o que realmente importa”, acredita.

Três perguntas

Luiza Bittencourt, instrutora sênior de mindfulness pelo MTI (Mindfulness Trainings International)

O que é o mindfulness?
Método criado pelo médico Jon Kabat Zinn, em 1979, o mindfulness é a prática de atenção plena, que atua na redução de estresse e da ansiedade, além de melhorar foco, concentração, produtividade, qualidade do sono e memória. Muito além da meditação, o mindfulness é um estilo de vida e ensina a lidar melhor com os desafios diários, além de ajudar no alívio de dores crônicas. Tudo que fazemos com presença na vida é uma forma de meditação. Meditar não precisa envolver a pessoa sentada na posição de lótus.

Como o mindfulness é aplicado em confraternizações de fim de ano?
Todos os eventos que agendei com empresas neste fim de ano estão sendo virtuais, nada corpo a corpo, justamente para que as pessoas fiquem protegidas, mas nada impede de as atividades serem feitas ao ar livre, seguindo os protocolos de segurança. O formato é de acordo com os objetivos da empresa e o tempo, também. Algumas querem um workshop ou uma única aula por um período de uma a três horas. Outras pedem dois ou mais encontros separados de uma hora e meia cada. É um atendimento personalizado e adequado ao que é possível para cada organização. O legal é que essas empresas que já tiveram contato estão mantendo as sessões fixas até o fim do ano, querendo dar continuidade ao mindfulness na corporação.

O que uma corporação ganha ao estimular exercícios de mindfulness?
Entre os benefícios da prática de atenção plena no âmbito profissional estão melhora de foco, produtividade e memória. Quando estamos inteiramente presentes no trabalho, as hipóteses de algo dar errado e termos de refazer são menores. Assim, a técnica ajuda a produzir mais e em menos tempo, pois a pessoa não estará fazendo pausas desnecessárias ou se distraindo com qualquer coisa. É benéfico para o colaborador e para a empresa, também. Com a prática, as pessoas ficam mais atentas, compassivas, empáticas e tranquilas, o que melhora a comunicação por meio da escuta ativa, evitando ruídos, e também o trabalho em equipe, de modo que as pessoas não descontam suas frustrações nos outros. Exercícios simples que ocupam minutos do dia dão início a mudanças no cérebro por meio da neuroplasticidade, proporcionando os benefícios da prática.

 

* Estagiária sob a supervisão da subeditora Ana Paula Lisboa