Entre as instituições atendidas pela Officeless estão o site de empregos Catho e o Tribunal de Contas da União (TCU). Ambas as organizações buscaram se especializar e treinar os colaboradores para trabalharem de forma remota. Em 2009, por meio de um projeto piloto, o TCU começou a investir no teletrabalho, uma proposta nova para a época, já que não era comum entre órgãos públicos. No começo, apenas cerca de 30% da equipe do TCU realizavam teletrabalho, no entanto, isso dependia da demanda e da autorização do gestor da área.
Um ano depois, os resultados se mostraram positivos. “Era uma boa prática para a gestão. Você conseguia ter alta produtividade e alinhar isso com os interesses da instituição e com os dos servidores”, conta Claudia Mancebo, secretária de Gestão de Pessoas do TCU. Com o passar dos anos, a instituição foi fazendo algumas mudanças para que o trabalho continuasse sendo possível. Instituições como o tribunal, que já tinham experiência com o teletrabalho, sofreram menos com a adaptação durante a pandemia.
“Há algum tempo, nós já tínhamos no TCU uma plataforma de acesso remoto, com um viés ainda muito computacional e um pouco restrito”, conta José Renato Alves, secretário de Infraestrutura em Tecnologia da Informação do tribunal. Segundo ele, depois do treinamento que tiveram com a Officeless, começaram a buscar softwares mais acessíveis e seguros que pudessem ser abertos remotamente. Existem várias ferramentas de gestão on-line e o que funciona bem para uma instituição não necessariamente será a opção mais acertada para outra.
José Renato Alves aconselha que as empresas que desejam criar um escritório virtual avaliem a melhor opção de acordo com seu contexto e número de colaboradores. “Para os profissionais que estão começando agora esta experiência, eu sugiro estudar as soluções para pequenos escritórios e principalmente softwares livres”, indica. A área de Suporte de Informação do TCU está trabalhando totalmente a distância. Apenas algumas equipes precisam ficar na instituição para garantir que o sistema siga funcionando.