Eduarda Esposito*
postado em 19/05/2019 15:02
Secretária, com uma mãozinha da tecnologia
Graças à revolução digital, profissionais da área podem trabalhar a distância. E o novo formato tem ganhado cada vez mais adeptos em Brasília e no resto do país. Há tanto assistentes que atuam como autônomas, atendendo diversos clientes remotamente da própria casa ou de algum outro ambiente quanto outras que são contratadas por empresas especializadas nesse tipo de serviço virtual
Atender telefonemas, agendar encontros e reuniões, administrar e-mails, compra de passagens... Essas são típicas tarefas que fazem parte da rotina de uma secretária ou assistente. A imagem que se tem desse tipo de profissional é a de alguém que fica presencialmente na empresa, em geral, atendendo a um patrão exclusivo. No entanto, a tecnologia tem modernizado o ramo, o que abre possibilidades para o trabalho a distância, atendendo a vários clientes dos mais diferentes lugares. Isso mesmo! É possível que um trabalhador de secretariado desempenhe atividades da própria casa ou de um escritório central. A secretária virtual, remota ou compartilhada é realidade em muitas empresas do país, inclusive na capital federal. As principais atividades desenvolvidas são nas áreas administrativa, financeira e comercial. Há autônomos do setor que cobram por hora.
Para Luciano Maia, diretor da regional Centro-Oeste da Consultoria Lee Hecht Harrison (LHH), essa é uma tendência natural. Ele explica que o serviço remoto teve início nos anos 1960, nos Estados Unidos, chegando ao Brasil na década de 1980, com os famosos deliveries de comida, serviço de entrega em casa. ;Os primeiros trabalhos do tipo se ampliaram e, com a consolidação da internet, na virada do século 21, o mundo digital permitiu a multiplicação das atividades a distância. Então, eu diria que a secretária virtual é uma evolução de um fenômeno que vinha acontecendo;, afirma. Para muitos trabalhadores do setor, essa foi uma oportunidade encontrada para atuar de forma autônoma ou abrir o próprio negócio.
Essa foi a opção de Ana Cartaxo Bandeira de Melo, 65 anos, que viu, na tecnologia, um atalho para usar o secretariado a fim de aumentar a renda de maneira flexível. Aposentada desde 2016, Ana pesquisou atividades que pudessem lhe proporcionar trabalhar de casa. Foi assim que ela conheceu a carreira de secretária remota. Ela resolveu atuar na área, formalizando-se como microempreendedora individual (MEI). Foi assim que a economista formada pelo Centro Universitário de Brasília (UniCeub), com 30 anos de experiência na área financeira trabalhando para o Governo Federal, iniciativa privada e ONGs, encontrou uma nova carreira após a aposentadoria.
;Executo serviços virtuais nas áreas administrativa, financeira, comercial, pessoal... Eventualmente, há algum trabalho de forma presencial. Atuo com plano de trabalho pontual, por pacote com várias atividades, conforme a demanda e prazo definido e negociado com o cliente;, conta. O público é formado, principalmente, por pequenas e médias empresas, profissionais liberais e pessoas físicas. Apesar de já haver adesão, há barreiras. ;Em Brasília, esse serviço ainda é muito incipiente. A maior dificuldade que encontro é na prospecção de cliente. Assim, é complicado manter uma renda estável. Há ainda falta de conhecimento e até mesmo desconfiança do mercado local com relação a essa modalidade de prestação de serviço;, diz.
Perfil apropriado
Por esses e outros obstáculos, Luciano Maia alerta que nem todos têm aptidão para trabalhar com secretariado remoto. ;O profissional tem que fazer uma crítica baseada no autoconhecimento e concluir se tem perfil de trabalhar de casa ou de estar inserido em um escritório;, comenta. ;Quem quer trabalhar remotamente tem que ter muita disciplina porque, se não tiver, não saberá separar o que é tempo de trabalho e tempo de lazer;, observa. Nayara da Silva Miranda, 29, formada em secretariado executivo, conheceu o ramo pela internet e se interessou pela possibilidade de empreender. ;Já tinha trabalhado como secretária, mas queria liberdade para empreender, e o trabalho remoto permitiu isso;, conta. Para conseguir levar a profissão adiante, Nayara sentiu a necessidade de se tornar mais organizada.
;O meu cotidiano exige organização e atenção, pois preciso rever e checar as demandas, diariamente. Estabeleci horários específicos para não me perder nem prejudicar o funcionamento da minha empresa;, explica. ;Os benefícios de trabalhar na área estão em prestar os serviços e conhecer outras empresas e pessoas, trabalhar em todos os lugares, seja em casa, seja em um coworking;, elenca. ;Dependendo das demandas dos clientes, você pode trabalhar em um determinado horário e, durante o dia, fazer alguma atividade que não poderia ser feita caso estivesse contratado em um local fixo.; Com relação a desvantagens, ela concorda com Ana Cartaxo: o obstáculo é demonstrar e convencer o público de que o secretariado remoto pode ser benéfico para todos. Porém Nayara permanece otimista. ;O trabalho remoto está atingindo vários segmentos no mercado, e era apenas uma questão de tempo até a secretária também fazer parte desse movimento;, afirma.
Qualidade de vida
Foi para priorizar a família que Roberta Reis Soares, 39, se tornou uma secretária virtual. Tudo começou no antigo emprego com uma dica do ex-chefe. ;Ele propôs que eu trabalhasse virtualmente;, explica. Formada em contabilidade, ela trabalhou por oito anos na área, mas, agora, prefere as vantagens do secretariado remoto. ;Eu tenho mais contato com meus filhos e a família, ganhei qualidade de vida;, afirma. No entanto, trabalhar em casa exige pulso firme.
;Disciplina é a palavra-chave para levar tudo adiante. Se você não acordar com meta diária, não consegue progredir. As pessoas acham que trabalhar em casa é uma forma de burlar o serviço. Pelo contrário, nossa responsabilidade é maior ainda para conciliar as tarefas do lar e do emprego;, enfatiza Roberta. A secretária explica como funciona o trabalho remotamente. ;É o mesmo como se estivesse dentro do escritório, o ambiente é que muda. Todos os documentos são compartilhados, tenho uma estrutura pequena que estou adequando com o tempo. Nem sempre trabalho em casa, às vezes, vou para algum coworking;, conta.
Estudando a área
A estudante do quinto semestre de secretariado executivo bilíngue no Centro Universitário Projeção (UniProjeção) Helda, 39, ainda não trabalha na área, mas afirma que está de olho na nova vertente da profissão. ;Faço cursos de capacitação nessa área por saber que tem se tornado uma realidade crescente no mercado de trabalho, não só no secretariado, mas em outras profissões também;, comenta. ;Descobri, por meio de pesquisas e grupos, que o home office é uma das formas de trabalhar que proporciona benefícios como flexibilidade, a possibilidade de ser autônomo, atender a vários clientes, entre outros.;
Sem CLT
;Quando meu segundo filho nasceu, voltei a trabalhar como secretária executiva presencialmente. Queria muito ficar em casa com algo que me desse mais tempo e comecei a pesquisar muito na internet e em sites fora do Brasil, já que o ramo de secretária a distância não era muito difundido;, relata Tânia Leluane Leite Tatagiba, 38. Foi assim que ela iniciou a trajetória no trabalho remoto. Apesar de o serviço ser a distância, Tânia afirma que há ocasiões onde a presença pode ser requerida. ;Algumas vezes, podemos ir ao escritório do cliente para atender algumas demandas específicas como organização de arquivo, mas a maioria do trabalho é feito remotamente. De casa ou em algum coworking;, diz.
Ela vê muitas vantagens para os clientes no serviço. ;Os pequenos empreendedores, profissionais liberais e autônomos têm a vantagem de não ter de pagar encargos trabalhistas, além de economizar na parte física, não precisar alugar um escritório maior para alocar mesa, computador, o equipamento necessário para o trabalho;, observa. ;Se colocar na ponta do papel, os custos de uma secretária física são altos. Uma pessoa presencial pode adoecer, ter filhos, CLT, férias, demissão, recontratação, tudo isso custa tempo e dinheiro.; No entanto, o que Tânia cita como vantagem para quem contrata pode resultar em precarização do trabalho.
Palavra de especialista
Questão jurídica
;Atualmente, diversas empresas oferecem assessoria virtual sem a necessidade de vínculo empregatício ou contratação celetista, buscando difundir a ideia de facilitar a vida das pessoas com uma secretária remota e sem custo fixo. Nesse prisma, é fundamental avaliar alguns pontos positivos e negativos que perpassam tal relação contratual. O risco para as empresas é a configuração de vínculo trabalhista com a consequente responsabilidade de arcar com os custos advindos de tal relação. Há que atentar para os requisitos descritos no art. 3 do Decreto-Lei n; 5452/1943 (Consolidação das Leis do Trabalho), tais como subordinação, onerosidade, não eventualidade, pessoalidade e habitualidade na prestação de serviços que, em conjunto, acabam por configurar a relação empregatícia.
Nesse ponto, é importante consultar um advogado para elaborar um contrato de prestação de serviço personalizado que vise melhor atender as necessidades do contratante. É importante ressaltar que, para a realização de tal modalidade de serviço, deve haver contratação de pessoa jurídica especializada, evitando-se a contratação de pessoas físicas, sob pena de aumentar o risco de configuração de vínculo de emprego. Para as secretarias, há riscos como: adaptação com hábitos, crenças e rotinas para um novo modo de trabalho em que a pessoa passará a ser o ;patrão;, tendo que adotar características de um empreendedor; falta de estabilidade financeira; e responsabilidade trabalhista em caso de contratação de funcionários.
No que concerne ao enquadramento de uma profissional como MEI, esse deve proceder ao pagamento de todas as taxas exigidas para permanecer regular, pois tal requisito lhe garantirá o acesso a auxílios previdenciários em caso de doença ocupacional, aposentadoria, gravidez, dentre outros. Contudo, quando a profissional escolher ser dona do próprio negócio, deve estar atenta à responsabilidade para com os clientes, respeitando prazos e obrigações contratuais. Em caso de necessidade de afastamento e/ou ausência por motivos pessoais, é necessária a previsão contratual acerca da possibilidade de suspensão, rescisão ou até mesmo transferência das obrigações a outras empresas ou profissionais MEI. Por isso, é importante buscar auxílio de profissionais habilitados para elaboração de seu contrato e modelo/perfil de trabalho.;
Dayane Cardoso Marques, advogada trabalhista, conselheira da seccional do Distrito Federal da Ordem dos
Advogados do Brasil (OAB-DF) e vice-presidente da Comissão de Direito do Trabalho e Sindical da OAB-DF
Firma pioneira no país
Qual é o gatilho inicial para mudar de vida e abrir o próprio negócio? Para Alexandre Borin, o pontapé foi quando percebeu que, mesmo trabalhando com mais de 30 pessoas, nenhuma delas podia ajudá-lo na tarefa de secretária. Isso foi o suficiente para que a Prestus, empresa de secretárias compartilhadas, fosse fundada, em 2009, em São Paulo. Formado em engenharia elétrica pela Universidade Estadual de Campinas (Unicamp), Alexandre criou a primeira empresa brasileira de secretariado remoto. Ou seja, a firma desenvolve tudo que uma secretária comum executa, só que a distância. E tudo de forma mais dinâmica e com um bom custo-benefício, segundo Alexandre.
;Se a empresa precisa de atendimento, fornecemos um número no DDD dela, o cliente divulga como escritório virtual e terá atendimento completo que será feito pelas nossas 40 secretárias;, explica Alexandre. O negócio evoluiu tanto em 10 anos que a Prestus, atualmente, oferta serviço 24 horas por dia e atende mais de 500 empresas em todo o Brasil. Dos clientes, cerca de 30 são da capital federal. Desde o início da firma, no entanto, o grupo atendeu 63 instituições brasilienses no total. ;Estamos trabalhando sem apagar as luzes. As tarefas vão desde o atendimento de uma clínica médica, com marcação de consulta, até casos de emergência, em que a empresa está de sobreaviso durante a madrugada;, pontua.
A secretária virtual não é uma voz robótica: é uma pessoa real e, para que o público entenda essa diferença, o empresário usa um termo peculiar: secretária compartilhada. ;Isso porque o termo ;virtual;, no Brasil, ainda é confundido com robôs ou sistemas automáticos, como SAC de telefonias e internet;, comenta. Sobre a vantagem e o sucesso da empresa, que recebeu o Prêmio Converge de Inovação Digital, ele cita uma estatística. ;Por exemplo, uma trabalhadora sozinha num consultório médico consegue atender só metade das ligações que recebe. Ou seja, 50% dos contatos telefônicos são perdidos;, ilustra. ;Quando pego 10 consultórios que tenham atendimento aqui, um grupo grande de secretárias pega as ligações, atendendo 90% delas. Quando uma não pode atender, outra estará disponível para receber a chamada;, comenta.Onde atuar? Possibilidades
O lar não é o único lugar onde o trabalhador autônomo pode exercer suas funções remotamente. Atualmente, o leque de possibilidades aumentou e muito para aqueles que trabalham fora de um escritório do patrão. Entre eles estão os espaços de coworking e escritórios virtuais. De acordo com Saulo da Rós, CEO da Smart Escritórios Inteligentes, espaços do tipo oferecem comodidade para autônomos. ;Evitamos muita burocracia. Às vezes, o empresário demora a encontrar um fiador para a compra de imóvel. Aqui no escritório virtual, muitas vezes, entra na sala no primeiro dia porque está mobiliada, pronta;, explica Saulo. Também é possível alugar serviços de telefonia, secretariado e endereço fiscal nesses ambientes.
Freelancers em alta
A Workana, empresa que conecta freelancers a empresas com atuação em toda América Latina, fez uma pesquisa para avaliar profissões que estão em alta no mercado digital e criativo. Uma delas é a de assistente virtual, que é basicamente uma secretária virtual: a procura por esse trabalhador cresceu 1.096,59% este ano. Confira áreas com aumento na demanda para contratação de freelancers ou profissionais autônomos:
Veja quais são as profissões e habilidades que deverão ter mais procura pelas empresas:
Cargo Crescimento
Suporte administrativo
Assistente virtual 1096,59%
Assistente administrativo 1091,45%
Suporte ao cliente 767,80%
TI e programação
React (linguagem de desenvolvimento front-end) 288,60%
Mysql (sistema de gerenciamento de banco de dados) 547,21%
Design e multimídia
Adobe After Effects 927,74%
Adobe Photoshop 828,08%
Edição de áudio 496,05%
Marketing e vendas
Pesquisa 1.556,86%
Escrita criativa 7.33,98%
*Estagiária sob supervisão da subeditora Ana Paula Lisboa