| Na Elo Group, os encontros são feitos pela internet e pessoalmente |
Apesar dos avanços da tecnologia, as reuniões ainda não foram totalmente substituídas pelos encontros on-line. No entanto, para que elas deixem de ser burocráticas e não impliquem perda de tempo, especialistas recomendam planejamento. A organização não se refere apenas aos temas a serem discutidos, mas também ao local do compromisso. Mesmo com limitações, as conferências virtuais podem ser a melhor saída para quem vive nas grandes cidades. É o que indica Leonardo Fuerth, autor do livro Técnicas de reunião: como promover encontros produtivos (Editora LTC, 130 páginas, R$ 32). ;Na dúvida, vale pensar: será que os benefícios da reunião presencial serão mesmo maiores do que o tempo gasto com deslocamento até o local de encontro?;, observa.
O especialista ressalta que, antes de convocar o grupo, é preciso pensar se realmente não existem outros recursos a serem explorados. ;Muitas vezes, as pessoas buscam uma reunião porque querem acessar a ;enciclopédia mental; dos outros indivíduos, quando poderiam buscar esses conteúdos via internet, por exemplo;, critica Fuerth. Na empresa de consultoria em gestão de processos e riscos Elo Group, softwares de comunicação on-line foram incorporados à rotina. O consultor pleno Pedro Henrique Azevêdo, 23 anos, foi um dos responsáveis pela adoção de novos canais de conversação. ;Eu tinha uma reunião às 8h, acordei atrasado e propus que a fizéssemos por Hangout;, revela, referindo-se à ferramenta de videoconferência gratuita do Google. Com filiais em Brasília, São Paulo, Rio de Janeiro e Belo Horizonte, os encontros on-line vêm se tornando uma grande solução para a Elo Group. ;Meu gerente trabalha em outra cidade e fazemos os pontos de controle dos projetos pelo Skype;, explica a consultora plena Fávia Amorim, 25.
Descartar as reuniões formais, porém, não é o objetivo de Davi Almeida, 30 anos, sócio-diretor da Elo Group. Mesmo fazendo reuniões por Skype e Hangout todos os dias, para Davi, os encontros presenciais são indispensáveis. ;Em muitos casos, a reunião é extremamente informativa e poderia ser resolvida por e-mail. Mas fazer reunião geral por Hangout, por exemplo, não faz sentido.; Davi, que se divide entre as filiais da Elo Group, destaca que, muitas vezes, as próprias características das cidades determinam a dinâmica de trabalho. ;Em São Paulo, diferentemente de Brasília, os projetos são distantes, e as pessoas acabam nem se vendo com frequência. Lá, as reuniões gerais são, antes de tudo, um momento de encontro;, exemplifica.
Na capital, devido à quantidade de membros e ao tamanho da sede, a empresa precisou adaptar a dinâmica de trabalho. Optou-se por fazer as reuniões mensais fora do escritório, na casa de algum dos participantes ou mesmo em outro espaço de uso comunitário. Para Flávia Amorim, a quebra na rotina de trabalho tem sido positiva. ;Como as pessoas precisam se planejar para estar em um lugar diferente do escritório, elas acabam sendo mais pontuais. Acho que a assiduidade é um pouco maior inclusive. Como a própria definição do espaço para a reunião depende da quantidade de confirmados, precisamos nos organizar com mais antecedência. Além do fato de que você encontra as pessoas do dia a dia fora do ambiente de trabalho, o que é muito bom;, avalia.
Maior produtividade
Para Christian Barbosa, especialista em gestão do tempo e produtividade e autor do livro Estou em reunião (Editora Agir, 168 páginas, R$ 29,90), as reuniões empresariais nem sempre são necessárias. Hoje, com o uso de novas tecnologias, mais do que nunca, os encontros passaram a ser substituídos por ferramentas, como e-mails, planilhas e aplicativos de mensagens instantâneas. ;Em vez de fazer reuniões de acompanhamento, é possível usar planilhas de controle para medir o que está sendo feito e também o retorno da equipe, por exemplo;, sugere o especialista. Apesar disso, é preciso utilizar a tecnologia como aliada e não como substituta. ;O termo que eu sempre uso é ;dieta de reuniões;. A ideia é fazer menos e sempre em menor tempo;, conta.
Leonardo Fuerth observa que evitar reuniões urgentes é importante para que as pessoas se preparem e os encontros sejam mais produtivos. Apesar disso, para o especialista, não há dúvidas: convocar as pessoas erradas é mesmo o maior dos problemas. ;Planejamento é o cerne da questão, e isso inclui convocar as pessoas que são realmente fundamentais.;
Três perguntas para
Christian Barbosa, especialista em gestão do tempo e produtividade
Quais são os principais hábitos improdutivos nas reuniões?
Um dos principais problemas é que a maioria das pessoas não têm respeito pelo tempo alheio e acabam discutindo assuntos paralelos. Outro grande vício é o uso indiscriminado do celular e do computador.
Existem técnicas para contornar esses problemas?
Para evitar reuniões longas e cheias de conversas paralelas, é preciso ter bom senso. Um problema frequente é a falta de objetivos e pautas e de controle do tempo.
É possível reduzir o número de reuniões?
O grande problema é que todo mundo faz reunião de forma empírica, a partir de observações de alguma experiência anterior. Além das técnicas, a simples tomada de decisão, por exemplo, pode substituir a reunião; basta que o líder tenha as informações necessárias em mãos.