Até o mês de maio de cada ano, os fornecedores de serviços, públicos ou privados, prestados ao consumidor de forma contínua, como fornecimento de água, luz, telefone, TV por assinatura, escolas, cartão de crédito, são obrigados a encaminhar a seus clientes a declaração de quitação de débitos referente ao ano anterior.
Tem direito à declaração quem estiver em dia com todas as parcelas ou mensalidades do ano anterior. Caso algum débito seja objeto de contestação judicial, o direito à declaração de quitação será apenas dos meses não questionados.
Se o consumidor não tiver usado os serviços durante todos os meses do ano anterior, o documento deverá conter informações sobre os meses em que houve faturamento. O período para conservar essas declarações anuais, assim como de outros documentos, varia conforme a situação. Veja nas tabelas a seguir alguns dos prazos para guardar documentos:
Prazos para guardar o recibo de quitação anual
Água, energia, telefone e demais contas de serviços essenciais: Cinco anos
Condomínio: Durante todo o período em que o morador estiver no imóvel. Depois que saiu, conservar por dez anos, como prevê o Código Civil
Consórcio: Até o encerramento das operações financeiras do grupo
Seguro: Proposta, apólice e declarações de pagamento devem ficar guardadas por mais um ano após o fim da vigência
Convênio médico: Proposta e contrato devem ser guardados por todo o período em que estiver como conveniado; recibos, por todo o período de contratação. Importante: o contrato de seguro-saúde segue as regras dos seguros em geral, ou seja, qualquer reclamação ou ação judicial do consumidor ao seguro ou do seguro ao consumidor deve ser feita no prazo de um ano
Plano de saúde: Cinco anos
Mensalidade escolar: Cinco anos para declarações e contrato
Cursos livres: Cinco anos para declarações e contrato
Cartão de crédito: Cinco anos para declarações
Aluguel: Contrato e declarações devem ser guardados até a desocupação e o consequente recebimento do termo de entrega de chaves do imóvel e por três anos, desde que não haja qualquer pendência (somente para casos nos quais haja efetiva relação de consumo - consumidor e uma empresa/administradora). Contratos entre particulares são de natureza jurídica diferente e não constituem relação de consumo
Prazos para guardar outros documentos
Compra de terreno, casa, apartamento: Proposta, contrato e todos os comprovantes de pagamento devem ser guardados até a lavratura e o registro imobiliário da escritura (somente para casos em que haja uma efetiva relação de consumo ; contratos entre particulares são de natureza jurídica diferente)
Notas fiscais de compra de produtos e serviços duráveis: Devem ser guardadas pelo prazo da vida útil do produto/serviço, a contar da aquisição do bem, uma vez que, mesmo após o término da garantia contratual, ainda há possibilidade de aparecerem vícios ocultos
Certificados de garantia: A regra é a mesma das notas fiscais
Contratos: Até que o vínculo entre as partes seja desfeito e, em se tratando de financiamento, até que todas as parcelas estejam quitadas e o bem não esteja mais alienado